Rechten van betrokkenen

1 Inleiding

In dit beleidsdocument staat beschreven hoe MOB NL in het kader van de AVG met de rechten van betrokkenen, wiens persoonsgegevens door MOB NL worden verwerkt, wil omgaan.

In dit beleidsdocument staat beschreven hoe MOB NL in het kader van de AVG met de rechten van betrokkenen, wiens persoonsgegevens door MOB NL worden verwerkt, wil omgaan.

De AVG geeft betrokkenen wettelijke bevoegdheden richting MOB NL als verwerkingsverantwoordelijke. Het betreft de volgende rechten: 

1. Recht van inzage; 

2. Recht op rectificatie; 

3.Recht op beperking; 

4. Recht van bezwaar; 

5. Recht op gegevenswissing (‘recht op vergetelheid’); 

6. Recht van gegevensoverdracht; 

7. Recht op bezwaar ten aanzien van geautomatiseerde individuele besluitvorming;

8. Het indienen van klachten omtrent privacy.

Het is de verwachting dat, met de komst van de AVG, betrokkenen meer bewust worden van hun rechten. Hierdoor zal waarschijnlijk het beroep op de uitoefening van deze rechten toenemen.

2. Termijnen waarbinnen verzoeken moeten worden afgehandeld

MOB NL is als verantwoordelijke voor de gegevensverwerking verplicht om verzoeken van betrokkenen waarbij zij hun rechten uitoefenen in behandeling te nemen. De verzoeken moeten worden geregistreerd op de server en worden beoordeeld en afgehandeld. De wijze van afhandeling, waaronder de ontvangstbevestiging, alsmede de verstrekte informatie (dossieraanlevering) wordt eveneens vastgelegd op de server.

De verzoeken moeten door betrokkene schriftelijk (per email of brief) worden gedaan en worden gericht aan de beleidsmedewerker, afdeling kwaliteit. De betrokkene is hiervan op de hoogte gesteld via de ‘Informatieverstrekking’ c.q. Privacyverklaring op het moment dat MOB NL persoonsgegevens van betrokkene is gaan verwerken (naast algemene privacy informatie op MOB’s website). 

Art. 12 van de AVG geeft aan dat MOB na ontvangst van het verzoek ‘onverwijld en in ieder geval binnen een maand na ontvangst van het verzoek’, informatie moet verstrekken. Wanneer de betrokkene zijn verzoek elektronisch indient, dan wordt het verzoek indien mogelijk ook elektronisch afgehandeld. Hiervoor wordt in beginsel gebruik gemaakt van ‘beveiligde email’. De te verstrekken informatie geschiedt kosteloos (tenzij het verzoek buitensporig is of ongegrond is: raadpleeg in deze gevallen de Functionaris Gegevensbescherming van MOB). 

Indien de informatie niet binnen de termijn van één maand kan worden gegeven, dan moet MOB NL binnen de eerste maand dit aan betrokkene aangeven. De termijn van één maand, mag maximaal met twee maanden worden verlengd. 

De verzoeken worden afgehandeld door de verantwoordelijke, zoals beschreven in hoofdstuk 6. 

Uitsluitingen                     
Persoonlijke werkaantekeningen die als geheugensteuntje worden gebruikt, vallen niet onder de reikwijdte van het inzagerecht. Als deze aantekeningen zijn opgeslagen in een dossier of verstrekt aan anderen, heeft de cliënt ook recht om inzage te krijgen in deze aantekeningen. Op grond van de AVG wet heeft de cliënt geen recht op informatie over anderen.
 
Beperkingen
Een inzageverzoek kan op grond van de AVG, geweigerd worden indien dat noodzakelijk is voor de veiligheid van de staat, de voorkoming, opsporing en vervolging van strafbare feiten, belangrijke economische en financiële belangen van de staat, het toezicht op de naleving van wettelijke voorschriften en de bescherming van de betrokkene of van de rechten en vrijheden van anderen. Artikel 23 van de AVG biedt de mogelijkheid het inzagerecht te beperken om, onder andere, de hierboven genoemde belangen te kunnen waarborgen. In welke gevallen het inzagerecht niet of beperkt bestaat, is in artikel 23 vastgelegd.

3. Identificatie van betrokkene en afhandeling van het verzoek

Een belangrijke stap in het afhandelingsproces om te voldoen aan het verzoek van een betrokkene bij de uitoefening van zijn rechten, is het vaststellen van de identiteit.

In de informatie die aan betrokkene is verstrekt, wordt aangegeven dat bij het verzoek een kopie (waarbij bepaalde zaken zoals BSN en foto onleesbaar mogen worden gemaakt) van het legitimatiebewijs moet worden meegestuurd. In beginsel mag MOB NL niet om een kopie van een legitimatiebewijs vragen. Echter, het is wel van belang de identiteit van degene die inzage verzoekt vast te stellen. Dit kan alleen via een visuele check van het legitimatiebewijs. Hierbij is het noodzakelijk dat iemand langs komt op kantoor (dan kan betrokkene zijn legitimatiebewijs tonen en kan de MOB NL medewerker de identiteit vaststellen). Om praktische redenen kan de betrokkene zijn verzoek per brief of email inzenden en daarbij zijn legitimatiebewijs inscannen en op de onderdelen -waarvan MOB NL in ieder geval geen kennis mag nemen (BSN en foto) – onleesbaar maken. MOB NL bewaart deze kopie niet, maar na vaststelling van de identiteit wordt de kopie vernietigd.

Nadat de identiteit is vastgesteld, wordt het verzoek direct doorgegeven aan degene die verantwoordelijk is voor de afhandeling van het specifieke verzoek. Dit wordt verder beschreven in de afzonderlijke hoofdstukken per recht van betrokken. 

4. Uitgangspunten voor het behandelen van verzoeken

4.1 Algemene uitgangspunten.

De volgende uitgangspunten gelden bij in behandelen van verzoeken:

  • Verzoeken tot toegang (per post of email) van de persoonsgegevens worden altijd geregistreerd in een document op de server. 
  • Het verzoek wordt bevestigd met een ontvangstbevestiging. 
  • Alle verzoeken worden beoordeeld op validiteit en realiseerbaarheid.
  • De beoordeling vindt plaats door de beleidsmedewerker, afdeling kwaliteit.
  • Indien het verzoek naar het oordeel van de betrokkene niet afdoende is afgehandeld, wordt deze gewezen op de mogelijkheid om binnen 6 weken de Functionaris Gegevensbescherming te vragen de afhandeling van het verzoek opnieuw te beoordelen.

4.2 Terugkoppeling

De terugkoppeling vindt plaats per post als het verzoek per post is ontvangen.

De terugkoppeling vindt plaats per email, indien het verzoek per email is ontvangen.

Indien dit laatste het geval is, zal de terugkoppeling in beginsel per beveiligde mail plaatsvinden.

5. Verzoeken via derden

Verzoeken kunnen ook bij MOB NL terechtkomen via derden. Deze verzoeken worden ook altijd direct in behandeling genomen.

6. Afzonderlijke rechten van betrokkenen

6.1 Recht op inzage

Elke betrokkene heeft het recht om van MOB NL uitsluitsel te krijgen over het al dan niet verwerken van hem betreffende persoonsgegevens. Dit is in de situatie van MOB NL overigens altijd kenbaar voor de betrokkene. Immers, via de ‘Informatieverstrekking’ over de wijze waarop MOB NL omgaat met de verwerking van persoonsgegevens, die de betrokkene ontvangt indien en zodra MOB NL persoonsgegevens verwerkt, is de betrokkene geïnformeerd over de verwerkingsdoelen, de betrokken categorieën van persoonsgegevens, de ontvangers van deze gegevens, de bewaartermijnen, de rechten van betrokkenen en eventuele geautomatiseerde besluitvorming.

Desalniettemin kan de betrokkene altijd om inzage vragen in de persoonsgegevens die MOB NL van hem verwerkt. Dit betreft alle persoonsgegevens (zoals vastgelegd in NEDAP, DINZ en Mondial). 

6.2 Recht op rectificatie

Betrokkene heeft het recht om onjuiste gegevens te laten rectificeren. Indien MOB NL weet dat andere partijen ook deze gegevens moeten rectificeren, geeft MOB NL dit door aan deze derde partij. MOB NL is hiertoe verplicht. MOB NL wacht niet op terugkoppeling 3e partij, maar sluit het dossier af als het de benodigde wijzigingen heeft doorgevoerd.

6.3 Recht op beperking 

Betrokkene heeft het recht om van MOB NL te vragen de verwerking van persoonsgegevens te beperken, indien de juistheid van de gegevens worden betwist, de verwerking onrechtmatig is, dan wel indien MOB NL de gegevens naar het oordeel van betrokkene niet meer nodig heeft. MOB NL hoeft aan dit verzoek geen invulling te geven als MOB NL daardoor niet langer in staat is om uitvoering te geven aan de overeenkomst/andere rechtsgrondslag of aan haar wettelijke plicht (b.v. fiscale bewaartermijn) te voldoen. 

6.4 Recht van bezwaar 

MOB NL mag de persoonsgegevens verwerken op basis van de overeenkomst, toestemming en wet-  en regelgeving zoals Zvw, Archiefwet, AVG. De betrokkene kan echter zijn bezwaar kenbaar maken. Er dient dan een zorgvuldige afweging van belangen plaats te vinden. 

Indien de verwerking plaats vindt ten behoeve van direct marketing, dan heeft betrokkene te allen tijde het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van hem betreffende persoonsgegevens voor dergelijke marketing, met inbegrip van profilering die betrekking heeft op direct marketing.

Wanneer de betrokkene bezwaar maakt tegen de verwerking ten behoeve van direct marketing, dan worden de persoonsgegevens niet meer voor deze doeleinden verwerkt.

6.5 Recht op gegevenswissing (‘vergetelheid’) 

De betrokkene heeft dit recht indien MOB NL de persoonsgegevens niet langer meer nodig heeft voor de doeleinden waarvoor zij deze verzamelt, de betrokkene zijn toestemming intrekt, dan wel de persoonsgegevens onrechtmatig zijn verwerkt. MOB NL mag dit verzoek naar zich neerleggen voor zover ze daarmee aan haar wettelijke plicht (b.v. fiscale bewaartermijn) kan blijven voldoen. 

6.6 Recht op overdraagbaarheid van gegevens 

De procesgang is identiek aan ‘Recht op inzage’. De betrokkene krijgt dan een afschrift in een gestructureerde, gangbare en machine leesbare vorm, en hij heeft het recht die gegevens aan een andere verwerkingsverantwoordelijke over te dragen. 

6.7 Recht op bezwaar t.a.v. geautomatiseerde individuele besluitvorming / Automated Decision-making

MOB NL maakt geen gebruik van automatische besluitvorming. Mocht er gebruik worden gemaakt van automatische besluitvorming dan kan hier tegen bezwaar gemaakt worden. De betrokkene heeft dan altijd het recht op menselijke tussenkomst. 

6.8 Privacy Klachtafhandeling 

Naast ‘gewone’ klachten aangaande de dienstverlening door MOB NL, kan een betrokkene tevens een klacht indienen over de manier waarop MOB NL om gaat met de privacy van betrokkene. De betrokkene krijgt binnen een maand een antwoord op deze klacht. Klachten worden afgehandeld volgens het klachtenreglement. Tevens wordt betrokkene er op gewezen dat hij een klacht kan indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. 

7. Recht op inzage, correctie en verwijdering camerabeelden

Betrokken medewerkers en bezoekers komen de rechten toe zoals bedoeld in de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Hieronder vallen het recht op inzage, correctie en verwijdering van camerabeelden waarop zij zijn afgebeeld.

  • Een verzoek tot inzage in camerabeelden geschiedt schriftelijk (per email of brief) aan de beleidsmedewerker (afdeling kwaliteit) die binnen één maand na ontvangst van het verzoek inhoudelijk zal reageren.
  • Het verzoek tot inzage wordt afgewezen wanneer het verzoek tot inzage in camerabeelden ongespecificeerd is, of als met dit verzoek kennelijk misbruikt van recht wordt gemaakt.
  • In geval van een incident, kan een inzageverzoek worden geweigerd als dat noodzakelijk is in het belang van de voorkoming, opsporing en vervolging van strafbare feiten.
  • Klachten over de toepassing van het camerasysteem, dit reglement en over het gedrag van de beheerder, pandbeheerder of de bevoegde medewerkers, worden schriftelijk ingediend bij de klachtenfunctionaris. De klachtenfunctionaris zal binnen één maand na datum ontvangst van de klacht reageren.